Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Dazu gehören z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Nutzungsverhalten.

Die Nutzung dieser Website und der VELUNA-Labs Plattform ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich, sofern keine Registrierung oder Kontaktaufnahme stattfindet. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies – soweit möglich – stets auf freiwilliger Basis.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Lukas Oliver Lamberz
Veluna-Labs
Am Steinberg 68
51643 Gummersbach
Deutschland

Telefon: 0173 2994846
E-Mail: l.lamberz@veluna-labs.de

3. Hosting und technischer Betrieb

Die VELUNA-Labs Webseite und die zugehörige Plattform werden auf Servern eines Hosting-Anbieters betrieben. Dabei werden technische Betriebsdaten (siehe Abschnitt 5) auf den Systemen des Anbieters gespeichert.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Hostings erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb der Dienste). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Situationen:

• beim Besuch unserer Webseite (technische Zugriffsdaten)
• bei Nutzung des Kontaktformulars oder einer Demo-Anfrage
• bei Registrierung eines Nutzerkontos
• bei der aktiven Nutzung der VELUNA Planner Plattform

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind je nach Kontext: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) oder lit. f (berechtigtes Interesse).

5. Zugriffsdaten und Server-Logs

Beim Aufruf unserer Webseite werden durch den Webserver automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Diese sogenannten Server-Logs umfassen:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL und übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Diese Daten werden ausschließlich für technische Zwecke (Fehlerbehebung, Sicherheitsanalyse, Systemstabilität) gespeichert und nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Kontaktformular und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren oder eine Demo anfragen, verarbeiten wir folgende Angaben:

• Name (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Unternehmen (optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und genutzt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern dies nicht zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Nach abschließender Bearbeitung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kontaktbearbeitung).

7. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der VELUNA Planner Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmensname
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Datum der Registrierung

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung und Verwaltung des Nutzerkontos sowie zur Vertragsabwicklung verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über gesicherte Verfahren. Sie können Ihr Konto jederzeit löschen lassen; dazu genügt eine E-Mail an l.lamberz@veluna-labs.de.

8. Nutzung der Planner-Plattform

Im Rahmen der aktiven Nutzung der VELUNA Planner Software werden betriebsbezogene Daten gespeichert, die Sie oder Ihr Team eingeben. Dazu können gehören:

• Projektdaten, Aufgaben und Fristen
• Mitarbeiter- und Personalinformationen
• Fahrzeug- und Ressourcendaten
• Zeiterfassungsdaten
• Kommunikations- und Dokumentationsdaten
• Finanzrelevante Informationen (Angebote, Rechnungsvorbereitung)

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung der vertragsgemäßen Softwareleistung verarbeitet. Sie bleiben im alleinigen Eigentum des jeweiligen Unternehmens (Auftraggeber). Eine Nutzung zu eigenen Zwecken durch VELUNA Labs findet nicht statt.

Soweit im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten Dritter (z. B. Mitarbeitende) verarbeitet werden, ist der Auftraggeber (Ihr Unternehmen) Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne. VELUNA Labs agiert insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Kunden abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Mobile Nutzung

VELUNA Planner wird auch als mobile Web-Applikation bereitgestellt. Bei der mobilen Nutzung gelten dieselben Datenschutzgrundsätze wie für die Desktop-Nutzung. Zusätzlich können technische Gerätedaten (Betriebssystemversion, Gerätetyp) zur Sicherstellung der Kompatibilität erfasst werden. Eine Standorterfassung findet nur statt, wenn Sie dies ausdrücklich freigeben (z. B. für die Live-Karten-Funktion).

10. Cookies und lokale Speicherung

Unsere Webseite und Plattform nutzen Cookies sowie lokale Speichertechnologien (Local Storage, Session Storage) gemäß TTDSG. Wir unterscheiden zwischen:

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Webseite und Plattform zwingend erforderlich (z. B. Session-Verwaltung, Authentifizierung). Sie werden ohne gesonderte Einwilligung gesetzt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TTDSG.

Funktionale Cookies

Diese Cookies speichern Einstellungen und Präferenzen (z. B. Sprachauswahl, Anzeigeoptionen), um die Nutzererfahrung zu verbessern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung technisch notwendiger Cookies die Funktionalität der Plattform einschränken kann.

11. Analyse und Nutzungsstatistiken

Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienste können wir anonymisierte oder pseudonymisierte Nutzungsstatistiken auswerten. Dabei werden keine personenbezogenen Daten an Drittanbieter weitergegeben, sofern nicht eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Falls Analyse-Tools eingesetzt werden, die eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder § 25 TTDSG erfordern, werden Sie hierüber gesondert informiert und um Ihre Zustimmung gebeten. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

12. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, sofern diese auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt. Weitere Hinweise finden Sie in Abschnitt 15.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Nordrhein-Westfalen ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI NRW), www.ldi.nrw.de.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: l.lamberz@veluna-labs.de

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Server-Logs: automatische Löschung nach spätestens 14 Tagen
• Kontaktanfragen: Löschung nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach 6 Monaten
• Nutzerkonto: Löschung auf Anfrage oder nach Vertragsende, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Speicherung besteht
• Vertragsbezogene Daten: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6–10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben)

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenbarung oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS). Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert. Der Zugriff auf produktive Systeme ist auf autorisierte Personen beschränkt.

15. Auftragsverarbeitung

Wir setzen externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Mit diesen Dienstleistern schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab, die sicherstellen, dass die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und gemäß den datenschutzrechtlichen Anforderungen verarbeitet werden.

Zu den Kategorien von Auftragsverarbeitern zählen insbesondere:

• Hosting- und Infrastrukturanbieter
• Anbieter von E-Mail-Diensten (technischer Betrieb)
• Analysedienste (sofern eingesetzt und eingewilligt)

16. Widerspruchsrecht

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Widersprechen Sie der Datenverarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, werden Ihre Daten für diese Zwecke unverzüglich nicht mehr verarbeitet.

17. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren.

Die jeweils aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer gesondert informiert.